Išorinė komunikacija tai viešieji ryšiai.
Tos tikslai:
• Skleisti informaciją apie pačią bendrovę.
• Kurti ir propoguoti organizacijos įvaizdį.
• Ieškoti rėmėjų.
• Ieškoti tiekėjų.
• Ieškoti klientų.
• Produkcijos pardavimas ir reklama.
Išorinė komunikacija – komunikacija su pagrindine auditorija organizacijos išorėje.
Organizacija yra atvira socialinė sistema, kuri su išorine aplinka keičiasi:
• Informacija,
• Idėjomis,
• Gauna išteklius,
• Teikia produkciją,
Tuo užtikrinamas organizacijos funkcionalumas.
Komunikacijos problemos:
- Žinios formulavimo problema – tai abejonės dėl žinios turinio, nepakankamas situacijos ar gavėjo pažinimas, emociniai konfliktai, nesugebėjimas išreikšti idėjas.
- Abejonės dėl žinios turinio. Komunikacija nėra dažnai sėkminga, nes siuntėjas stengiasi sudėti į žinią viską, ką žino. Kai žinia perpildyta informacijos, ją labai sunku suvokti. Todėl reikia spręsti, ką įtraukti, kiek detalių pateikti ir kokia tvarka. Norint išvengti šių nesklandumų, prieš pradėdamas rašyti, siuntėjas turėtų išsiaiškinti, kas bus gavėjas ir koks jis.
- Situacijos ar gavėjo nepakankamas žinojimas. Parašyti tinkamą žinią sunku ir tada, jeigu siuntėjas nežino, kam ji bus panaudota. Jeigu susirašinėjama su tos pačios srities specialistu, galima vartoti terminus, kurie bus visiškai neaiškūs kitos specializacijos gavėjui.
- Emociniai konfliktai – tai siuntėjo priešingos emocijos apie informaciją ar gavėją.
- Žinios išreiškimo sunkumai. Rašymo įgūdžių stoka taip pat gali sutrukdyti žinią pateikti efektyviai.
- Žinios perdavimo problemos. Neteisingai pasirinkti sklaidos kanalai, bloga spausdinimo kokybė, klaidos ir pan.
Taigi, komunikacijos organizacijoje efektyvumą ir sklandumą lemia daugelis aspektų:
• Darbuotojų tarpusavio santykiai.
• Įmonių vadovų santykiai su darbuotojais.
• Organizacijos bendravimas su išore.